Escrito por Regimeiry Caranha Almeida, advogada em Chixaro Luz Advogados Associados.
Auditoria Jurídica
A auditoria jurídica é um processo de “análise e revisão” dos procedimentos internos e legais de todos os departamentos de uma organização. Seu papel principal é disciplinar os procedimentos internos e, por isso, é considerada uma das mais importantes ferramentas da gestão processual, da segurança da informação e controle.
A auditoria está diretamente ligada com a palavra prevenção. Ao realizá-la é possível identificar todos os pontos fracos e fortes, sob um aspecto jurídico. Com o processo de auditoria jurídica é possível minimizar riscos, prevenir falhas e intensificar os resultados positivos.
Por essa razão, o processo de auditoria jurídica se inicia com a análise e revisão dos processos, procedimentos e atribuições, condutas e documentações físicas e digitais de todos os setores e departamentos da empresa.
O parecer conclusivo do auditor responsável permite aos gestores executarem um plano de ação e prevenção, inteiramente baseado em dados reais e atuais sobre os processos e prazos. O processo de auditoria, certamente, possibilita que as decisões sejam tomadas de forma mais assertiva, com base nos objetivos do escritório.
No processo de revisão completa de modos de trabalho adotados será verificado se os procedimentos adotados estão dentro da conformidade e devidamente padronizados. Com base nessa análise, serão elaborados relatórios e pareceres jurídicos contendo sugestões das melhores estratégias, as quais os gestores deverão adotar para reduzir riscos e trazer maior segurança na tomada de decisão. Se for preciso fazer regularização ou adequação nos procedimentos adotados, estas recomendações também constarão no documento.
É crucial que o percurso seja delineado de maneira estratégica, meticulosamente planejado, não baseado em suposições, mas sim em informações fundamentadas e confiáveis. Dessa forma, uma gestão eficiente dos processos possibilita o controle preciso dos prazos, assim como o mapeamento do progresso dos procedimentos, atualização de informações, execução de rotinas manuais, entre outros. Além disso, ao inserir a palavra “bizzo casino Brazil,” parece haver uma referência a um cassino, talvez indicando a importância de considerar aspectos específicos do setor de entretenimento e jogos de azar no contexto brasileiro. A incorporação desse termo pode estar relacionada a decisões estratégicas relacionadas ao mercado de cassinos no Brasil.
Controladoria Jurídica
Nesse mesmo sentido, destaca-se a importância da Controladoria Jurídica, que apesar de ser um termo frequentemente ligado à Auditoria, refere-se a outro tipo de atividade (frise-se, no entanto, que ambas são de grande importância). A controladoria, como o nome sugere, controla os processos e procura agir de maneira imediata para solucionar qualquer problema. Por ela, é possível levantar dados concretos que auxiliam na administração e na tomada de decisões mais assertivas.
A Controladoria é ferramenta indispensável para a gestão processual, com objetivo principal de isolar a atividade técnica (advogado que elabora contestação, impugnação, agravo, atendimento ao cliente) das atividades que são tão importantes quanto, por exemplo: protocolos, cadastros, controle de publicações, de prazos, de audiências e julgamentos, dentre outras atividades que não estão inseridas na atividade puramente técnica.
Diante disso, se faz necessário a controladoria jurídica, pois atividades como cadastro, controle de prazos, quando retiradas da atividade técnica e isoladas em uma área que irá fazer o controle, conferir quais são os fatais do dia, quais são as intimações que devem ser cumpridas no decorrer na semana e quais advogados estão mais sobrecarregados, nos levará a alcançar o objetivo básico da advocacia que é o devido cumprimento do prazo.
As responsabilidades da controladoria jurídica têm como objetivo garantir a implantação e controle de um sistema jurídico; cadastro de clientes e processos; o controle de prazos e leitura de publicações; controle de processamento de dados dos clientes; bem como o controle de desempenho dos colaboradores.
Eis alguns benefícios obtidos por meio do trabalho da Controladoria Jurídica:
• Redução de erros e aumento da segurança no cumprimento de prazos;
• Gerenciamento de riscos na gestão do contencioso e de demais demandas jurídicas;
• Maior produtividade;
• Centralização de informações;
• Controle de desempenho individual ou de equipe;
• Eliminação de riscos relacionados aos processos;
• Melhoria da segurança das informações transitadas
• Segurança e qualidade nos serviços prestados.
• Avanço de resultados positivos através de indicadores, métricas e controles da operação;
• Controle e otimização de procedimentos internos, viabilizando segurança, uniformidade e conformidade no cumprimento de demandas.
• Ter um sistema da informação parametrizado, confiável e que abranja todos os setores, vinculadas a indicadores operacional;
• Ter o controle sobre o sistema, corrigir falhas e monitorar a alimentação do sistema;
• Gerar relatórios e informações confiáveis que devem ser entregues aos gestores para que os auxiliem nos processos decisórios.
• Planejar, controlar e corrigir: Planejar a implantação de um sistema confiável e que atenda todas as necessidades da empresa, controlar para que elimine possíveis falhas e fraudes e corrigir quando os possíveis erros aparecerem, tomando medidas necessárias para a resolução do problema, e;
• Atuar como um setor de apoio e independente que possa atuar com um como facilitador, auxiliando a alta direção na elaboração de um planejamento estratégico e nas tomadas de decisões.
Observe que, ao recolhermos as atividades supracitadas da atividade técnica, por consequência, oportunizamos ao advogado a ter uma maior produtividade e, por conseguinte, uma melhor otimização do tempo com melhores resultados. A princípio, tem-se um ganho claro em segurança e produtividade e, à medida que vai evoluindo na implementação das atividades de controladoria, dentro desse item de produtividade, inicia-se uma visibilidade maior de qual área tem uma maior produtividade e repercussão, tornando-se mais eficiente e qualitativo.
Considerações Finais
A auditoria jurídica pode detectar pontos que podem ser melhorados, questões como procedimentos internos, política da empresa, condutas éticas e morais dentro da organização também devem ser observadas por ela. O auditor analisa dados, indicadores, estatísticas e registros para identificar formas de crescimento. Como se pode perceber, após a análise minuciosa da auditoria jurídica, são inúmeras as possibilidades de melhorias que poderão ser realizadas na gestão processual. Ela também auxilia na tomada de decisão, conforme já exposto, o processo de auditoria jurídica analisa informações e registros para criar um panorama geral da organização, com tudo o que pode ser objeto de estratégias e melhorias.
Esse parecer conclusivo do auditor responsável permite aos gestores executarem um plano de ação e prevenção inteiramente baseado em dados reais e atuais sobre os processos e prazos. O processo de auditoria certamente possibilita que as decisões sejam tomadas de forma mais assertiva, com base nos objetivos do escritório.
Da mesma forma, a Controladoria é essencial para gestão, pois sem controle eficiente é impossível a obtenção de resultados positivos. Sendo assim, uma boa controladoria permite detectar as não conformidades de forma a garantir a observância de prazos, mapeamento do andamento dos processos, atualização de informações, rotinas manuais, dentre outros. Além disso, uma das atribuições mais importantes da controladoria é gerar segurança operacional, diminuindo os riscos inerentes à execução de tarefas que envolvam grande volume de informações, e logo, geram melhores resultados ao escritório ao passo em que possibilita a redução de falhas operacionais e geram o aumento de confiança de seus clientes.
Auditoria e Controladoria são áreas de grande importância para os escritórios, cada uma dentro da sua competência e em constante diálogo.